Vous aimeriez bien vous débarrasser des factures qui prennent de la place dans votre bureau ? Pourtant, le non-respect des principes et obligations de conservation de ces documents fait courir à l’entreprise de lourdes sanctions. Découvrez dans ce dossier toutes les règles liées à la conservation de vos factures.

Pendant combien de temps faut-il conserver les factures ?

Le délai de conservation des factures dépend de la nature des papiers administratifs (commerciale, fiscale, sociale, etc.) et de la situation de leurs détenteurs (professionnels ou particuliers). En principe, elle varie en fonction de la réglementation applicable :

Réglementation fiscale

Au regard de la réglementation fiscale, les documents sur lesquels l’administration fiscale peut exercer son droit de contrôle doivent être conservés pendant un délai minimal de 6 ans. En cas de contrôle, le comptable d’une entreprise doit fournir toutes les factures qui permettent de justifier l’ensemble des déclarations fiscales.

Le délai de conservation de ces documents prend effet à compter de leur date d’émission. En cas de dissolution d’une entreprise, la durée de conservation de factures commence à la date de règlement de sa dernière opération commerciale figurant dans sa comptabilité.

Une société intégrée doit conserver toutes ses pièces comptables sur un délai plus long que la durée habituelle. La loi de finances de 1994, article 82 prévoit une éventuelle vérification du résultat d’une société intégrée fiscalement lorsque ce résultat contribue à la réalisation d’un déficit imputé sur un bénéfice d’ensemble durant une période non prescrite.

Réglementation commerciale

Tous les achats de produits et les prestations de service doivent faire l’objet d’une facturation. Figurent sur cette dernière les montants versés ou à payer permettant ainsi de suivre les flux financiers d’une entreprise. L’article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce prévoit la conservation des factures commerciales pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

Cette durée de conservation concerne toutes les factures clients et fournisseurs. Elle s’applique également à toutes les autres pièces justificatives comptables d’une entreprise.

Réglementation économique

La réglementation économique prévoit une conservation de factures pendant trois ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Un refus non motivé de présentation de factures donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal.

La durée de conservation de factures d’un particulier dépend de la nature des documents :

•         travaux de gros œuvre dans une habitation pendant 10 ans ;
•         relevés de compte bancaires et talons de chèque pendant 5 ans ;
•         factures EDF pendant 5 ans ;
•         quittances de loyer ou de bail pendant 3 ans ;
•         remboursements d’assurance et de mutuelle santé pendant 2 ans ;
•         factures de communication pendant 1 an.

En principe, le délai de conservation de papiers administratifs pour les particuliers et entreprises est de 10 ans. Il serait prudent de conserver toutes les autres factures de matériels ou de véhicules afin de les présenter à un assureur en cas d’un éventuel sinistre.

Comment conserver ou se débarrasser des factures en toute sécurité ?

Les factures peuvent être présentées sous deux formes : le format papier et le format électronique. La conservation et la destruction des factures sur papier sont différentes de celles des documents scannés.

La conservation des factures

Pour les documents en papier, il faut prévoir un local à la fois adapté et assuré afin de parvenir à les conserver dans le temps. Cela peut être dans une armoire ou dans un autre lieu non exposé à l’humidité.

Lorsque votre entreprise atteint une taille critique de documents à conserver, il faudrait prévoir un archivage raisonné et efficace dès leur émission. Vous pouvez ainsi confier vos factures à une société spécialisée en garde-meubles pour documents.

La dématérialisation sur support électronique offre un système fiable de stockage de données. La numérisation des documents est la solution la plus économique de conservation de factures. En effet, l’article 1316-1 du Code civil indique que « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Les entreprises doivent sauvegarder les factures électroniques dans un État membre de l’Union européenne ou sur le territoire français. Si les factures en ligne sont stockées sur un serveur en dehors de cette localisation, l’entreprise est obligée de faire une déclaration à l’administration fiscale.

La destruction de factures

La destruction de factures peut avoir lieu une fois qu’elles ont passé leur délai de prescription.

Pour les professionnels, l’utilisation d’un destructeur de documents reste la meilleure option. Un broyeur professionnel est capable de diviser une dizaine de papiers en mille confettis dans un déchiquetage parfait.

Pour les particuliers, préparez un feu en extérieur et brûlez vos documents personnels qui n’ont plus aucune valeur. Apprenez à détruire complètement vos documents administratifs afin de vous protéger de l’utilisation malveillante des informations contenues dans ces papiers. Évitez ainsi de les jeter à la poubelle.

Lors de la destruction des documents digitaux, il faut localiser tous les dossiers et les envoyer dans la corbeille. La dernière étape consiste à vider votre corbeille. Vous supprimerez ainsi vos factures en toute sécurité.

Quelles sont les sanctions liées à la non-conservation des factures ?

La conservation des factures contribue à la bonne gestion de l’exercice comptable d’une entreprise. Le respect des délais de conservation donne à l’administration la possibilité de vérifier des informations dans le passé. Ces documents comptables peuvent d’ailleurs servir de preuves en cas d’éventuels litiges.

Le non-respect des règles de conservation expose les entreprises à de lourdes sanctions. Dans la plupart des situations, elles s’accompagnent d’un contrôle fiscal poussé. Une taxe supplémentaire s’applique en cas d’une non-conservation de factures.

Dans le cas d’une non-conservation de papiers administratifs, une société risque d’être frappée par un rejet de comptabilité. Cette situation entraîne une mise en œuvre de rectification contradictoire et l’administration fiscale va recalculer le bénéfice de la société sur la période concernée.

À défaut de conservation des factures clients et fournisseurs, l’entreprise encourt une pénalité qui peut s’élever à la moitié des montants facturés. Seule l’Administration a le droit d’estimer les montants réels correspondant à la sanction infligée.