Le suivi de vos factures et de vos paiements est absolument vital pour le succès d’une petite entreprise, car les montants payés et impayés ont une incidence sur la trésorerie de votre entreprise. Cela a donc un impact sur le montant dont vous disposez pour payer vos dépenses, qu’elles soient régulières ou imprévues.

Les méthodes d’organisation des finances de votre petite entreprise varient en fonction du type d’entreprise que vous dirigez, de votre modèle d’entreprise et de vos objectifs pour l’avenir. Il est essentiel de connaître l’état exact de vos finances pour garantir la continuité des flux de trésorerie afin de vous permettre de réinvestir dans votre entreprise plus tard.

Restez au courant de votre comptabilité

La façon la plus simple et la plus importante de suivre les factures et les paiements est de suivre les soldes de tous les comptes de l’entreprise. L’un des moyens d’y parvenir est d’engager un comptable expérimenté et qualifié qui gardera une trace précise et efficace de vos affaires financières afin que tout soit prêt le jour de l’impôt.

Vous pouvez également vous équiper d’un logiciel de comptabilité. Lors du choix de votre logiciel de comptabilité, il est important de tenir compte des éléments suivants:

• Le logiciel de comptabilité doit être basé sur le nuage. Cela vous permettra d’accéder au programme depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. 
  
  
• Le logiciel doit également être suffisamment sécurisé et fournir une couche de cryptage et un pare-feu fiables.

Suivre les revenus et les coûts 

Un suivi précis des revenus de votre petite entreprise, qu’ils soient mensuels, hebdomadaires ou même quotidiens, vous permet d’avoir une vue complète des entrées et sorties d’argent. Il peut vous aider à faire une prévision des revenus pour les mois ou les années à venir, à examiner les tendances et à déterminer comment et pourquoi vos revenus peuvent fluctuer. Vous pourrez également comparer les résultats de votre entreprise à vos objectifs afin de voir où vous pouvez potentiellement améliorer votre rentabilité. En suivant les dépenses de votre petite entreprise, vous constaterez que les coûts peuvent s’accumuler rapidement. En les enregistrant soigneusement, vous pourrez mieux mesurer où va votre argent, anticiper les coûts fréquents et planifier les dépenses futures.

Options de paiement

Vous devrez déterminer le mode de paiement qui convient le mieux à votre entreprise et à sa structure. Par exemple, si vous êtes une entreprise de services, vous pouvez choisir de facturer vos clients régulièrement, par exemple tous les mois.

Toutefois, si vous êtes une entreprise qui vend des produits, vous devriez pouvoir accepter la plupart des types de paiement, tant dans votre point de vente que sur votre site web.

Vous devez tenir compte à la fois des coûts que cela implique, mais aussi de l’aspect pratique pour vos clients et, enfin, de ce qui vous permet de garder un œil sur vos factures et vos paiements.

Numériser les documents financiers importants

Enfin, l’un des meilleurs moyens de suivre vos factures et vos paiements est de classer et de scanner toutes les factures, les licences, les coordonnées des employés, les documents bancaires et de comptabilité générale.

Un accès rapide et facile à tous les dossiers dont vous avez besoin, que ce soit pour votre propre suivi ou pour les autorités fiscales, vous facilitera la vie. Trouver et ouvrir un document scanné ne prendra que quelques secondes.

Comme aujourd’hui la plupart des banques mais aussi les comptables offrent à leurs clients la possibilité de “passer au papier”, la numérisation de vos documents bancaires et le suivi des paiements deviennent plus faciles que jamais.